Uitleg: Factuurprogramma kopen

Door ZZPfact Augustus 1, 2021

Ga je een factuurprogramma kopen, dan zul je goed over je wensen na moeten denken. Met welke dingen je rekening moet houden vindt je in dit artikel. Het is in ieder geval belangrijk is een weloverwogen keuze te maken op basis van jouw wensen. Een eenmaal ingericht factuurprogramma zul je namelijk niet graag zomaar vervangen voor een ander factuurprogramma. Het kan namelijk een behoorlijk karwei zijn om je opgebouwde administratie, over te hevelen naar een ander factuurpakket.

Aandachtspunten bij het kopen van een factuurprogramma

Aandachtspunten bij het kopen van een factuurprogramma zijn afhankelijk van jou als gebruiker maar ook van het bedrijf, vereniging of stichting waarvoor je factureert. Let in ieder geval op de volgende zaken:

Op welke manier voer je de boekhouding?

Wordt de boekhouding bijgehouden door jouw boekhouder of doe je alles zelf. Als de boekhouder voor jouw administratie zorgt en jij maakt zelf de facturen, dan is het kopen van een factuurprogramma een goede keuze. Voer je zelf een simpele boekhouding, bijvoorbeeld in Excel maar wil je wel professioneel factureren dan is de aanschaf van een factuurprogramma ook een goede keuze. Voer je een uitgebreide boekhouding zelf dan kan het verstandig zijn om te kiezen voor een boekhoudprogramma waarmee ook facturen kunnen worden gemaakt.

Hoeveel facturen verstuur je?

Stem de keuze van het factuurprogramma dat je wilt kopen af op het aantal facturen dat je verstuurt. Verstuur je enkele facturen per maand of stuur je er tientallen of zelfs honderden. Als je veel facturen verstuurd is het handig een pakket te kiezen dat ook automatisch kan bepalen of facturen zijn betaald. Je hebt dan een programma nodig dat kan koppelen met jouw bank. Je hebt dan een geavanceerd programma nodig, dat betekent meestal ook een duurder pakket.

Verstuur je herhaalfacturen?

Als je klanten hebt die je elke week, maand of jaar automatisch een factuur wilt sturen, houdt daar dan rekening mee. Niet alle factuurprogramma’s kunnen herhaalfacturen maken.

1 of meerdere bedrijven?

Wil je facturen kunnen versturen voor slechts 1 bedrijf of heb je meerdere bedrijven. Wellicht wil je dan voor elk bedrijf een eigen administratie bijhouden. Heb je 1 bedrijf, maar wil je verschillende factuur layouts voor bijvoorbeeld verschillende handelsmerken, houdt daar dan ook rekening mee bij de aankoop van een factuurprogramma.

Wil je ook offertes kunnen maken?

Wil je je klanten eerst een voorstel doen, dan stuur je voordat je in zee gaat, een offerte. De offerte is eigenlijk de aanbieding van je diensten en/of producten. Niet alle factuurprogramma’s kunnen ook offertes maken. Let daar dus op.

Wat mag het kosten?

Begin je net met je bedrijf, dan is het belangrijk dat de aankoop van een factuurprogramma je niet al te veel kost maar je wel zoveel mogelijk tijd bespaart. Probeer in dat geval de juiste balans te vinden, zodat je efficiënt kunt werken zonder hoge kosten te hoeven maken. Heb je een goedlopend bedrijf en zijn kosten niet zo’n probleem zorg dan dat je kiest voor een oplossing die je zoveel mogelijk tijd bespaart.

Het kan ook voor niets, want natuurlijk bestaan er ook gratis factuurprogramma’s.

Eenmalige aanschaf of abonnement?

Omdat veel factuurprogramma’s als cloud-oplossing worden aangeboden (via het internet), zit je in zo’n geval meestal vast aan abonnementskosten. Dat betekent dat je elke maand betaalt voor het gebruik van het factuurprogramma maar ook voor de beschikbaarheid van je factuurgegevens. Stop je met betalen, dan heb je ook geen toegang meer tot je gegevens. Gaat het even wat minder met je bedrijf, en kun je de kosten niet meer betalen, dan kan dat een probleem worden.

Bij een eenmalige aanschaf, betaal je 1 keer een bedrag, en is het factuurprogramma daarna van jou. Je kunt altijd bij je gegevens. Het nadeel is dat je meestal wel extra moet betalen om updates van de software te ontvangen. Dus, zijn er nieuwe functies beschikbaar, dan zul je opnieuw in de buidel moeten tasten. Meestal krijg je een update wel voor een gereduceerde prijs.

Je data op het internet opgeslagen of toch maar op je eigen PC?

De meeste factuurprogramma’s worden aangeboden in de zogenaamde ‘cloud‘. Dat betekent dat je inlogt op de website van jouw factuurprogramma op het internet en daar je facturen beheert. Een groot voordeel is dat, als je internet hebt, overal bij je facturen kunt. In de praktijk levert dat echter minder voordeel op dan het op het eerste gezicht lijkt. Factureren doe je meestal op een speciaal moment van de dag, week of maand en meestal als je toch al met je administratie bezig bent. Voor de meeste mensen geldt dat je dat in een besloten ruimte doet. Het is gevoelige informatie die je niet zomaar overal kunt bewerken waar mensen mee kunnen kijken. Kortom, administreren en factureren doe je waarschijnlijk toch altijd op je eigen laptop op je eigen kantoor.

Je kunt ook kiezen voor een factuurprogramma dat je installeert op je eigen PC of laptop. De factuurgegevens staan dan op je eigen computer. Waar bij een cloud-oplossing het risico op een inbraak door hackers altijd bestaat omdat factuurgegevens via het internet bereikbaar zijn, is dat bij opslag op je eigen PC een veel kleiner risico.

Conclusie factuurprogramma kopen

Bij de aanschaf van een factuurprogramma zul je een aantal afwegingen moeten maken die afhankelijk zijn van jouw situatie. Een goede keuze is belangrijk, want als je spijt van het gekozen factuurprogramma krijgt, zul je je administratie moeten verhuizen en dat kan best wat tijd kosten. Denk goed na over de functionaliteit die je nodig hebt op basis van de situatie van je bedrijf. Bepaal daarnaast welke kosten je wilt maken en op welke manier, een eenmalige aanschaf of een oneindig abonnement.