Correct factureren: Zo voorkom je problemen met de Belastingdienst

Door ZZPfact Augustus 24, 2017

Je bent misschien nog maar net begonnen als ondernemer of je doet al jaren niet anders. Tussen alle zaken die je dagelijks bezighouden is het factureren naar je klanten een onderdeeltje in het groter geheel. Maar niet minst belangrijk, het is per slot van rekening de manier om je inkomende geldstroom op gang te houden.

Factureren moet je op de correcte manier doen. Wil je geen gezeur met de Belastingdienst dan moet je op een aantal zaken letten. Gebruik je een boekhoud- of facturatiepakket, dan gaan de zaken meestal vanzelf goed (maar zeker niet altijd). Gebruik je bijvoorbeeld je eigen Spreadsheet of Document dan is een fout in je facturatie sneller gemaakt. In zo’n geval kun je bij een belastingcontrole voor vervelende verrassingen kunnen komen te staan.

In dit artikel gaan we in op de regels die de Belastingdienst stelt voor het maken van een factuur. Ondanks dat we ons best hebben gedaan de juiste informatie te verzamelen kunnen er toch fouten in geslopen zijn. Laat je dan ook altijd adviseren door een financieel adviseur of de Belastingdienst voordat je beslissingen op dit vlak neemt.

Welke gegevens op je factuur?

Eigen Bedrijfsgegevens

Het is belangrijk dat uw factuur de eigen bedrijfsgegevens vermeld zoals deze ook bij de kamer van koophandel zijn opgenomen. Als alternatief op uw officiële bedrijfsnaam mag dat ook een van de handelsnamen zijn mits deze is geregistreerd bij de kamer van koophandel. Ook het Kamer van Koophandel nummer mag natuurlijk niet ontbreken. Daarnaast moet het BTW-nummer, dat je bij de start van je bedrijf hebt ontvangen van de Belastingdienst, worden vermeld op je factuur.

Afnemergegevens

Factureer je aan een bedrijf, dan dienen de gegevens zoals opgenomen in de kvk te worden vermeld op de factuur. De officiële naam van het bedrijf of een handelsnaam en het adres. Alleen een postbusnummer als adres vermelden mag niet!

Factureer je aan een particulier dan moet de factuur aan dezelfde eisen voldoen, echter, in de meeste gevallen is het uitreiken van een factuur aan een particulier niet verplicht. Het is overigens administratief gezien wel verstandig om een factuur uit te reiken.

Factuurnummer

Je factuur moet een factuurnummer bevatten. Hoe het er uit ziet mag je helemaal zelf bepalen, zolang het maar een nummer is. Daarnaast is het belangrijk dat je facturen oplopend zijn genummerd. Er mogen geen gaten vallen in de nummering. In een dergelijk geval zal de belastingdienst ervanuitgaan dat er facturen ontbreken en inschatten om welke bedragen het zou kunnen gaan. Een boete en een hoop gedoe is dan het resultaat.

Meerdere nummerreeksen?

Je mag meerdere factuurnummerreeksen aanhouden. Dat betekent dat je verschillende groepen facturen kunt hebben met een eigen nummering. Zorg dan wel dat duidelijk is hoe je de groepen hebt samengesteld. Een goed voorbeeld is een webshopeigenaar die alle facturen die via de webshop worden verstuurd door de webshopsoftware laat nummeren. De overige facturen die hij verstuurd als ondernemer worden door een facturatiepakket genummerd. In deze situatie hoeft de nummering van de facturen van de webshop en van de overige facturen niet te zijn gekoppeld. Uiteraard moet voor beide reeksen de nummering wel aaneengesloten zijn.

Factuurdatum

De factuur dient een factuurdatum te bevatten. Dit is de datum waarop de factuur is uitgereikt aan de afnemer.

Leverdatum

Op de factuur dient ook een leverdatum te worden vermeld deze kan afwijken van de factuurdatum. De leverdatum geeft de datum weer waarop de goederen daadwerkelijk zijn geleverd. Hier gaan boekhoudpakketten en facturatieprogramma’s nog wel eens de mist in door geen leverdatum te vermelden

Waarom is de leverdatum belangrijk? Dit heeft te maken met het feit dat je aangifte omzetbelasting is gerelateerd aan de factuurdatum. Je betaalt dus de BTW aan de belasting in de periode van de factuurdatum. Maar, de winstbelasting wordt afgedragen in de periode van de leverdatum.

Factuurregels

Omschrijving en aantal

Op de factuur moeten de geleverde goederen en diensten worden vermeld met de hoeveelheden die daarbij horen. Een duidelijke omschrijving van het geleverde met daarvoor of daarachter het aantal. Vermeld ook de leverdatum als deze afwijkt van de algemene leverdatum . Niet alle factuurprogramma’s voorzien in de mogelijkheid om apart een leverdatum te vermelden op een factuurregel. Voor de administratie is dat wel handig maar de leverdatum opnemen in de omschrijving mag natuurlijk ook.

Bedrag en BTW

Per factuurregel moet tenminste het factuurbedrag exclusief BTW worden vermeld, Het toegepaste BTW percentage en het btw-bedrag (de hoeveelheid BTW).

BTW afronden

Bij het berekenen van de BTW-bedragen op de factuur zul je af moeten ronden. Je kunt wat betreft de belastingdienst kiezen uit 2 smaken.

• Je rond het totaalbedrag af
• Je rond de individuele factuurregels af.

Je moet uit 1 van de 2 kiezen. Allebei toepassen mag niet.

Het afronden werkt als volgt:

• Bedragen moeten tot op 2 decimalen worden afgerond.
• Is het 3de cijfer achter de komma lager dan 5 dan rond je af naar beneden.
• Is het 3de cijfer achter de komma gelijk aan 5 of hoger dan rond je af naar boven.

Dus € 2,134 wordt afgerond naar € 2,13 en € 2,136 naar € 2,14.

En verder…

Als een document aan de bovenstaande eisen voldoet maakt het niet uit onder welke naam je het document uitgeeft. Dus, je document mag ook best een andere naam hebben dan “factuur”. Denk hierbij aan “Bon”, “Declaratie”, “Nota” etc….

Verder handig om te vermelden, maar niet verplicht:

• Je bedrijfsrekeningnummer
• Betalingsvoorwaarden / Leveringsvoorwaarden
• De betalingstermijn
• …en wellicht een vriendelijke bedankje voor de opdracht of aankoop…