Starten met ZZPfact: Zo Vul Je de Basisgegevens In

Als je net begint met ZZPfact, is het belangrijk om eerst je basisgegevens goed in te voeren. Dit zorgt ervoor dat je facturen, offertes en herinneringen er professioneel uitzien, en dat je niet telkens dezelfde gegevens hoeft in te voeren. In deze blogpost nemen we je stap voor stap mee in de basisinstellingen van de applicatie, zodat jij snel aan de slag kunt met het genereren van je documenten. We beginnen bij het invoeren van de gegevens die essentieel zijn om je ZZP-werk goed te organiseren.

1. Bedrijfsgegevens Invoeren: De Basis voor Je Facturen en Offertes

Via het menu open je de "Instellingen" en je ziet het eerste tabblad in ZZPfact heet "Bedrijfsinformatie". Dit is het eerste stukje werk dat je moet doen voordat je kunt starten met het maken van documenten. Dit tabblad bevat alle gegevens die op je facturen, offertes en herinneringen komen te staan. Het zorgt ervoor dat je documenten er altijd netjes en professioneel uitzien, zonder dat je telkens je gegevens opnieuw hoeft in te vullen.

Wat moet je invullen?

• Bedrijfsnaam: Dit is de naam van je bedrijf of je handelsnaam. Deze naam wordt op al je documenten weergegeven, dus zorg ervoor dat het precies de naam is die je ook aan je klanten wilt tonen.

• Adres: Vul hier je zakelijke adres in. Dit kan je kantooradres zijn, je thuisadres als je vanuit huis werkt, of een ander adres dat je wilt gebruiken voor je zakelijke correspondentie. Dit adres wordt op je facturen en offertes weergegeven.

• Telefoonnummer en e-mail: Voeg je zakelijke contactgegevens toe, zodat klanten je gemakkelijk kunnen bereiken. Vergeet niet te controleren of de gegevens kloppen, zodat je altijd bereikbaar bent voor vragen of opmerkingen.

• Logo: Je bedrijfslogo toevoegen is niet alleen een leuke touch, maar het maakt je facturen en offertes ook professioneler. Het logo wordt bovenaan de documenten weergegeven, zodat je merk duidelijk zichtbaar is voor je klanten. Een duidelijk logo helpt je om je bedrijf visueel te onderscheiden van anderen. Zorg ervoor dat je een goede resolutie van je logo gebruikt, zodat het scherp op je documenten verschijnt.

• BTW-nummer (indien van toepassing): Als je BTW-plichtig bent, moet je je BTW-nummer invullen. Dit nummer wordt automatisch toegevoegd aan je facturen en is belangrijk voor de belastingaangifte.

Door deze gegevens goed in te voeren, hoef je deze niet telkens opnieuw in te vullen bij het maken van een nieuw document. ZZPfact haalt automatisch de juiste informatie van je instellingen wanneer je bijvoorbeeld een factuur maakt. Dit bespaart je tijd en voorkomt fouten.

2. Documentsjablonen Instellen: Persoonlijke Teksten voor Je Documenten

In het tweede tabblad, "Documentsjablonen", kun je de teksten voor je facturen, offertes en herinneringen aanpassen. Dit is de plek waar je de professionele uitstraling van je documenten verder personaliseert, zodat ze perfect aansluiten bij jouw bedrijf en jouw manier van communiceren. Je stelt hier in welke standaardteksten er op je facturen, herinneringen en offertes moeten komen.

Wat kun je hier instellen?

Druk op het potloodicoontje naast elke sjabloon om deze aan te passen.

• Factuurteksten: Je hebt de mogelijkheid om standaardteksten in te stellen voor je facturen. Dit kunnen bijvoorbeeld betalingstermijnen zijn (bijvoorbeeld 'Betaling binnen 14 dagen'), een welkomsttekst of een herinnering voor late betalingen. Als je regelmatig dezelfde tekst op je facturen gebruikt, kun je deze hier instellen, zodat je ze niet telkens opnieuw hoeft in te voeren.

• Herinneringsteksten: Stel standaardtekst in voor je herinneringen. Als een klant bijvoorbeeld niet op tijd heeft betaald, kun je automatisch een vriendelijke herinnering sturen. Dit voorkomt dat je steeds dezelfde tekst moet typen en zorgt ervoor dat je documenten consistent zijn.

• Offerteteksten: Hetzelfde geldt voor offertes. Stel hier je standaardtekst in die je altijd bij een offerte wilt voegen. Misschien wil je altijd een uitleg over je diensten geven, of voorwaarden die belangrijk zijn voor je klanten. Je kunt ook een welkomstboodschap instellen om je potentiële klanten meteen een goed gevoel te geven.

• E-mailtekst: Naast de teksten op de documenten zelf, kun je ook de teksten voor de bijbehorende e-mails instellen. Wanneer je bijvoorbeeld een factuur of offerte via e-mail verstuurt, kun je een standaardbericht toevoegen dat automatisch wordt ingevoegd. Dit bespaart je tijd en zorgt voor consistentie in je communicatie.

Deze sjablonen maken het voor jou gemakkelijker om snel documenten te maken die er professioneel uitzien en altijd de juiste informatie bevatten.

3. Systeeminformatie en Back-ups: Beheer Je Data Veilig

Het derde tabblad, "Systeeminformatie", biedt de mogelijkheid om technische instellingen van je ZZPfact-account te beheren. Hier kun je de locatie instellen waar je gegevens worden opgeslagen, en ook handmatig back-ups maken van je werk.

Wat kun je hier doen?

• Directory-informatie: Dit is de locatie waar je ZZPfact je gegevens opslaat. Deze wordt automatisch gekozen. Je kunt die ook kiezen als je een nieuwe administratie start. Je kunt meerdere administraties beheren. Dit doe je vanuit het menu linksboven in de applicatie. Het is handig om een centrale locatie in te stellen voor al je gegevens, zodat je gemakkelijk toegang hebt tot je documenten.

• Back-ups Maken: Het is altijd een goed idee om regelmatig een back-up te maken van je gegevens. Mocht er ooit iets misgaan, dan kun je je data snel herstellen. ZZPfact maakt het eenvoudig om een back-up te maken. Je kunt ervoor kiezen om dit handmatig te doen of automatische back-ups in te stellen. Dit geeft je gemoedsrust, omdat je weet dat je gegevens veilig zijn.

• Back-ups Terugzetten: Als er ooit iets misgaat, kun je eenvoudig een eerder gemaakte back-up terugzetten. Dit zorgt ervoor dat je nooit je gegevens verliest, zelfs niet als er iets misgaat met je computer.

• Oude Versie Importeren: Als je ZZPfact hebt geüpgraded naar de laatste versie, kun je je oude gegevens eenvoudig importeren. Dit zorgt ervoor dat je gewoon weer door met je administratie na de upgrade.

Door deze instellingen zorgvuldig te doen, zorg je ervoor dat je gegevens veilig zijn en dat je altijd toegang hebt tot een back-up als dat nodig is.

4. Bestanden Toevoegen: Meesturen van Documenten en Bijlagen

In het vierde tabblad, "Bestanden", kun je documenten toevoegen die je regelmatig mee wilt sturen met je facturen, offertes of herinneringen. Dit kunnen bijvoorbeeld algemene voorwaarden, contracten of andere belangrijke documenten zijn.

Wat kun je hier doen?

• Bestanden Uploaden: Hier kun je bestanden uploaden die je vaak met je facturen of offertes wilt meesturen. Dit kan handig zijn voor documenten zoals algemene voorwaarden, privacyverklaringen, of andere bijlagen die je klanten nodig hebben om het volledige overzicht te krijgen. Door deze bestanden hier in te stellen, hoef je ze niet telkens opnieuw toe te voegen aan je documenten als je ze per mail verstuurd

Door deze functie te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat al je documenten netjes compleet zijn met de juiste bijlagen, zonder dat je handmatig alles hoeft toe te voegen bij elke transactie.

Als je klaar bent druk je rechtsboven op "Opslaan".

Klaar om te Beginnen?

Nu je de basisgegevens hebt ingevoerd, ben je klaar om ZZPfact te gebruiken voor je eerste factuur, offerte of herinnering! Het is belangrijk om deze stappen zorgvuldig te volgen, zodat je werkproces gestroomlijnd en efficiënt is. Heb je tijdens het invoeren van de gegevens vragen, of wil je meer leren over de geavanceerdere functies van ZZPfact? Bezoek dan onze online documentatie voor uitgebreide uitleg en handige tips.

Door regelmatig je instellingen bij te werken, blijf je altijd up-to-date en kun je je administratie soepel laten verlopen. Veel succes met ZZPfact, en werk slimmer, niet harder!