Uitleg: Factuur maken als ZZP-er

Hoe maak je een correcte factuur en met welk programma kun je dat als ZZP-er het beste doen? We bekijken eerst welke dingen je in ieder geval op je factuur moet zetten. Daarna de tools die je kunt gebruiken om een factuur te maken.

Wel of geen BTW op je factuur

Om een correcte factuur op te stellen is het belangrijk om als eerste te bepalen of er wel of geen BTW op je factuur moet worden gezet. Als je je hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel dan is er ook een aanvraag gestuurd om ondernemer te worden voor de BTW. Afhankelijk van diverse factoren bepaalt de Belastingdienst of je als ondernemer voor de BTW wordt aangemerkt. Als dat zo is, ontvang je binnen een week een BTW-nummer. Je moet dan BTW op je factuur zetten. In dat geval maakt het maakt niet uit of je factureert aan een ander ondernemer of aan een particulier.

Wordt je niet als BTW-plichtig aangemerkt dan mag je geen BTW op je factuur zetten. In de praktijk zul je merken dat ondernemers een beetje zenuwachtig worden als ze zo’n factuur ontvangen. In deze situatie mag je als ondernemer namelijk geen BTW aftrekken. Die staat er immers niet op. Overigens is zo’n situatie uitzonderlijk. Alleen ondernemers die af en toe iets voor hun onderneming doen of bijna nooit BTW afdragen worden als niet-BTW-plichtig aangemerkt voor de belastingdienst.

Welk BTW-tarief?

Het is belangrijk dat je voor de diensten en producten die je aanbiedt als ZZP-er, het juist BTW-tarief hanteert. Lees daarvoor de uitleg over BTW-tarieven.

Jouw BTW-nummer

Ben je BTW-plichtig, dan moet je je BTW-nummer vermelden op je factuur. Reken je wel BTW maar vermeld je geen BTW-nummer dan mag de ontvangende ondernemer geen BTW aftrekken. Het logische gevolg is dat deze ondernemer je document niet zal accepteren.

Jouw KvK-nummer

Het nummer dat je hebt gekregen bij je inschrijving in de KvK moet je ook vermelden. Nummer kwijt? Op de site van de KvK kun je je eigen bedrijf opzoeken en vind je jouw KvK-nummer. Verder kun je het nummer ook vinden op het uittreksel dat je hebt gekregen bij jouw inschrijving.

Jouw adres

Het adres van je bedrijf moet je ook vermelden op je factuur. Zo’n adres mag geen antwoordnummer of postbus bevatten maar moet het vestigingsadres zijn. Als ZZP-er betekend dat meestal dat je je thuisadres vermeld. Dit is in ieder geval het adres waarmee je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Klantadres

Op je factuur vermeld je ook het volledige adres van jouw klant. Wederom is dat het vestigingsadres van de klant samen met de officiële bedrijfsnaam.

Wat moet er verder op je factuur worden vermeld?

De volgende onderdelen moeten ook op de factuur worden vermeld

• Een opvolgend factuurnummer
• Een factuurdatum
• Een leverdatum
• Geleverde diensten of producten met aantallen en BTW-tarieven en bedragen

Niet verplicht naar wel handig

Wat is er niet verplicht maar wel handig om op je factuur te vermelden?

• Betalingstermijn
• De algemene voorwaarden
• Een vriendelijke bedankje voor de gedane zaken
• Social media informatie. Zoals Facebook, Twitter en andere links

Lees voor meer informatie de uitleg over een factuur. Verder hebben we nog eens op een rijtje gezet wat de Belastingdienst van je verwacht.

Waarmee maak je een factuur?

Er zijn diverse mogelijkheden om als ZZP-er je facturen op te maken. De keuze die je maakt zal vooral afhangen van de kosten en het gemak wat je ervan hebt. Je kunt kiezen voor:

• Het beheren van je facturen met een factuurprogramma op de PC.
• Het maken van je facturen met een tekstverwerker of spreadsheet op de PC.
• Het facturen met een factuurpgrogramma via internet.

Factuur maken op je Windows PC

Er zijn veel factuurprogramma’s op de desktop beschikbaar. Deze zijn speciaal toegespitst op hun taak. De prijzen van dit soort programma’s variëren van een paar tientjes tot enkele honderden euro’s. De voordeligste keuze is, in Nederland tenminste, is ZZPfact. Je kunt met het programma facturen, offertes, herinneringen en herhaalfacturen maken. Daarnaast is er een financieel overzicht beschikbaar waardoor je precies kunt bepalen hoe je er financieel voorstaat. Ook kun je je facturen er precies zo uit laten zien als je zelf wilt. Verder is het programma eenvoudig in gebruik en daardoor goed te gebruiken door ZZP-ers met weinig ervaring op dit gebied.

Voordelen:

• Alle functies die je nodig hebt voor het maken van een factuur.
• Een eenmalig lage aanschafprijs.
• Makkelijk in gebruik

Nadelen:

• Niet gratis
• Het programma staat op je eigen PC. Vanaf meerdere locaties werken kan wel door een laptop te gebruiken.

Factuur maken met een tekstverwerker

Verreweg de goedkoopste manier voor ZZP-ers om een factuur te maken is om een tekstverwerker te gebruiken. Heb je Microsoft Office, dan gebruik je Microsoft Word. En anders kun je het gratis OpenOffice of LibreOffice gebruiken. Er zijn verschillende websites die templates aanbieden voor Microsoft Word en Excel.

Voordelen:

• Gratis
• Layout helemaal naar eigen wens.

Nadelen:

• Er worden geen berekeningen voor je gemaakt.
• Factuurnummers moeten handmatig worden gemaakt. Je kunt hierin fouten maken.
• Klantgegevens en productgegevens moeten handmatig worden ingevoerd.

Factuur maken met een spreadsheet

Je kunt ook een spreadsheet zoals Microsoft Excel of OpenOffice Calc gebruiken voor het maken van je facturen. Daarmee kun je in tegenstelling tot een tekstverwerker veel gemakkelijker berekeningen toevoegen. Voordelen:

• Gratis.
• Layout helemaal naar eigen wens aanpassen.
• Je kunt berekeningen maken voor bijvoorbeeld prijzen, aantallen, BTW en totalen.
• Je kunt koppelingen maken naar klanten en producten.

Nadelen:

• Factuurnummers moeten handmatig worden gemaakt. Je kunt hierin fouten maken.
• Als je zoveel mogelijk functies wilt gebruiken is kennis van macro’s noodzakelijk.
• Niet alles wat je nodig hebt kun je maken. Bijvoorbeeld automatische herinneringen, herhaalfacturen, Financieel dashboard.
• Het opzetten kost (veel) tijd.

Online Factuurprogramma

Je kunt ook besluiten een abonnement te nemen bij een online dienst. Daarmee kun je via een website facturen maken. Er zijn alleen in Nederland al minstens 50 verschillende aanbieders. Voordeel is dat je bij de meeste diensten een gratis versie hebt of 30 dagen mag proberen. Nadeel is dat de kosten na verloop van tijd behoorlijk kunnen oplopen. Je betaald immers elke maand weer opnieuw voor een dergelijke dienst. Verder kun je er ook niet zomaar vanaf. Je kunt weliswaar je abonnement opzeggen maar dan ben je ook je gegevens kwijt. De kosten liggen voor de meeste diensten rond de 10 a 15 euro per maand.

Voordelen:

• Overal bereikbaar zolang je een internetverbinding hebt.
• Alle functies beschikbaar die je van een factuurprogramma mag verwachten.

Nadelen

• Prijzig door oplopende kosten
• Je kunt niet zomaar overstappen

Wat kies je?

De keuze van het juiste factuurprogramma voor jou als ZZP-er hangt sterk af van het budget dat je ervoor over hebt. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk dat je vooral wordt geholpen met facturen en dat je dus gemak hebt van de keuze die je maakt. Factureren met een gratis oplossing zoals een tekstverwerker of excelsheet kosten je wellicht meer tijd dan een kant en klaar factuurpakket. Daarentegen zijn de online factuurpakketten op de lange termijn weer wat kostbaarder. Als je dit geld kunt missen is het zeker het overwegen waard. Kijk dan wel goed voor welk pakket je kiest. Er is namelijk nogal wat verschil in de geboden functionaliteit. Een desktopapplicatie is zeker als je net gestart bent een goede oplossing. Je zit niet direct vast aan hoge kosten en de applicatie helpt je de dingen voortvarend en op de juiste manier te doen.

Jouw factuur versturen

Verstuur jouw factuur altijd als PDF-bestand. Zeker bij het gebruik van een tekstverwerker of spreadsheet is het onverstandig om je document direct in het eigen formaat van het programma te versturen. Zo’n document kan namelijk een historie van wijzigingen bevatten. Of natuurlijk andere informatie die je niet zomaar prijs wilt geven aan je klant. Verstuur een factuur dus als PDF-bestand, maar bewaar het origineel ook voor jouw eigen administratie.